Co working space chắc chắn là khái niệm không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp, freelancer hay startup. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được quy trình tư vấn thuê co working bài bản, chi tiết. Do đó, bài viết dưới đây, BeeSpace sẽ giải đáp các bước, quy trình tư vấn thuê không gian làm việc chung.
1. Bước 1: Xác định nhu cầu, chi phí
Trước khi bước vào quy trình tư vấn thuê co working, bạn cần xác định được ngân sách, nhu cầu thuê. Đây là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng tới việc lựa chọn không gian làm việc, văn phòng mà bạn lựa chọn. Đối với yếu tố diện tích, bạn nên xác định được số lượng nhân viên, các đối tác hoặc khách hàng đến văn phòng họp (nếu có), tăng/giảm nhân sự trong tương lai, thiết bị, nội thất và các khu vực chung khác.
Theo đó, mỗi nhân viên cần có không gian, diện tích khoảng 6 – 10m2 để thoải mái làm việc. Tuy nhiên, con số này sẽ phụ thuộc vào tính chất công việc, loại hình văn phòng hay yêu cầu của doanh nghiệp.
Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý tới các tiện ích có trong co working space bao gồm tiện ích, dịch vụ và các ưu đãi (nếu có)... Khi đã có được những thông tin về không gian làm việc chung, bạn phải lên kế hoạch lựa chọn được một công ty cho thuê dịch vụ co working space phù hợp.
>>> Tham khảo: Quy trình tư vấn văn phòng riêng trong coworking space tại Hà Nội
2. Bước 2: Liên hệ với đơn vị cho thuê văn phòng
Một trong những bước tư vấn thuê co working không kém phần quan trọng chính là liên hệ với đơn vị cho thuê. Khi đã lựa chọn được công ty cung cấp dịch vụ chất lượng, đến đây bạn cần liên hệ nhân viên đơn vị thông qua hotline, website, fanpage trên các nền tảng mạng xã hội.
Ngoài ra, hiện nay có một số nhóm đối tượng thường giả danh các đơn vị cho thuê văn phòng, coworking space với mục đích trục lợi. Do đó, bạn nên tìm kiếm trang thông tin chính thức của công ty cho thuê để tránh tình trạng mất tiền oan.
3. Bước 3: Tư vấn và đàm phán thuê co working
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình tư vấn thuê co working. Sau khi đã liên hệ được với nhân viên đơn vị, đến đây bạn sẽ được các tư vấn viên gọi điện, nhắn tin và tư vấn chi tiết về giá thuê, thời gian, diện tích văn phòng và giải đáp mọi thắc mắc.
Quy trình tư vấn, đàm phán thuê co working space sẽ bao gồm các mục nội dung như sau:
Chi phí thuê: Các tư vấn viên sẽ đưa ra cho bạn bảng giá chi tiết. Dĩ nhiên, các khách hàng cần biết được giá thuê co working trên thị trường và các đối thủ cạnh tranh khác để xem xét bảng giá đơn vị đưa ra có hợp lý hay không. Nếu giá quá cao, bạn có thể đưa ra đề xuất giảm chi phí. Ngoài ra, bạn cũng có thể thỏa thuận với đơn vị về các vấn đề thanh toán trước kỳ hạn, phí sửa chữa, nâng cấp, trả góp...
Thời gian thuê: Một quy trình tư vấn thuê co working sẽ không thể thiếu yếu tố về thời gian. Bạn hãy đàm phán về thời gian thuê kỹ càng bao gồm bắt đầu hợp đồng, kết thúc hợp đồng, thời gian gia hạn... Đồng thời, trong quá trình tư vấn thuê co working space, bạn hãy đàm phán chủ nhà để lựa chọn một thời gian thuê linh hoạt và hợp lý.
Điều khoản hợp đồng: đóng vai trò vô cùng quan trọng trong dịch vụ thuê co working space. Thông thường, các điều khoản hợp đồng khi thuê văn phòng sẽ bao gồm phần chi phí, bảo trì, phụ phí, phí phát sinh… Một số đơn vị sẽ có chính sách giảm giá thuê, giảm tiền cọc được liệt kê vào các điều khoản. Bạn cũng nên chú ý về vấn đề này.
>>> Đừng bỏ lỡ: Quy trình tư vấn chỗ ngồi cá nhân trong coworking
4. Bước 4: Ký hợp đồng thuê
Đây là bước cuối cùng trong quy trình tư vấn thuê co working. Trước khi ký, bạn cần kiểm tra lại các điều khoản hợp đồng để xác định các thông tin đã chính xác, không có những điểm bất lợi cho mình. Sau đó, bạn nên yêu cầu đơn vị cung cấp các giấy tờ để chứng minh quyền sở hữu của văn phòng cho thuê. Thông thường, để sở hữu văn phòng, các đơn vị phải có quyền sở hữu nhà/đất, giấy phép kinh doanh...
Cuối cùng, khi đã xác nhận các thông tin hợp lý, bạn chỉ cần thanh toán tiền cọc và tiền thuê theo thỏa thuận trong hợp đồng. Đối với tiền cọc bạn sẽ được hoàn trả khi kết thúc hợp đồng thuê. Trong khi đó, tiền thuê bạn phải trả cho đơn vị cung cấp co working hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Bạn nên thanh toán đầy đủ, đúng hạn để tránh bị đơn vị áp dụng những phí phạt nặng, gây ảnh hưởng đến tài chính.
Tùy thuộc vào đơn vị cung cấp văn phòng sẽ có các quy trình tư vấn thuê co working space khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các doanh nghiệp, startup khi muốn tìm hiểu văn phòng làm việc chia sẻ đều cần nắm rõ được các bước tư vấn ở trên. Để tiết kiệm thời gian, bạn nên liên hệ với tư vấn viên BeeSpace để được tư vấn chi tiết, giải đáp thắc mắc tận tình nhé!
