Phí thuê văn phòng bao gồm những gì? Làm thế nào để tiết kiệm phí thuê văn phòng?

Chi phí thuê hay xây dựng văn phòng luôn là bài toán nan giải của nhiều doanh nghiệp, nhất là các startup và SMEs. Sau nhiều cân nhắc về lợi ích cũng như sự quản lý dễ dàng hơn về ngân sách mà nhiều nơi lựa chọn thuê văn phòng làm giải pháp tối ưu. Vậy, phí thuê văn phòng thông thường bao gồm những gì? Làm thế nào để tiết kiệm được khoản phí này một cách tốt nhất? Hãy cùng BeeSpace đi tìm câu trả lời thông qua bài viết dưới đây. 

1. Phí thuê văn phòng bao gồm những gì?

Phí thuê văn phòng được đơn vị cho thuê đề ra dựa theo nhu cầu sử dụng và lợi ích nhất định trong kinh doanh. Tuy nhiên, với sự cạnh tranh mạnh mẽ của nhiều đơn vị coworking space mà chi phí thuê văn phòng tại Hà Nội cùng nhiều khu vực khác không có sự chênh lệch quá nhiều, chủ yếu tập trung qua những yếu tố như: 

1.1. Tiền thuê cơ bản

Tiền thuê cơ bản là khoản chi phí được quy định trong hợp đồng, thường được tính dựa trên diện tích mặt bằng và vị trí của tòa nhà. Với những văn phòng tại trung tâm thành phố, mức giá có thể cao gấp 2 - 3 lần so với khu vực ngoại thành hoặc khu công nghiệp. Ngoài vị trí, diện tích, thiết kế và tiện ích đi kèm cũng ảnh hưởng đến mức giá này.

1.2. Phí dịch vụ

Phí dịch vụ bao gồm nhiều khoản chi phí phụ như phí quản lý, phí bảo trì, phí vệ sinh, điện, nước, internet và phí bãi xe. Thông thường, các coworking space cho thuê văn phòng riêng sẽ được miễn phí hoặc được tính theo một mức cố định dựa trên diện tích thuê, số người làm việc trong văn phòng. Để hiểu rõ, doanh nghiệp cần hỏi bên cho thuê để xác định rõ cách tính tất cả các khoản phí này trong hợp đồng.

1.3. Các khoản phí khác

Trước khi chính thức thuê văn phòng, ở một số nơi sẽ thu một khoản tiền đặt cọc. Đây là khoản tiền đảm bảo, thường tương đương 1 -3 tháng tiền thuê. 

Ngoài các phí cố định trong việc sử dụng dịch vụ thuê văn phòng, doanh nghiệp còn phải chi trả cho một số khoản phí phụ thu khác nếu phát sinh nhu cầu sử dụng. Các khoản phụ thu như sử dụng máy in, phòng họp, studio,... sẽ được ghi rõ trong hợp đồng thuê văn phòng. Doanh nghiệp còn sẽ chịu trách nhiệm nếu có sự tác động thay đổi bố trí, thiết kế văn phòng. 

Đặc biệt, thuế VAT hay các chi phí pháp lý khác trong quá trình ký kết hợp đồng cũng cần được quan tâm. 

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng

Thực tế chi phí thuê văn phòng bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, từ các yếu tố đó mà giá thuê có thể chênh lệch từ vài trăm đến hàng triệu đồng mỗi tháng. 

Đầu tiên là vị trí, văn phòng tại trung tâm thành phố thường có chi phí cao hơn do lợi thế về giao thông, tiện ích và mạng lưới khách hàng tiềm năng. Khu vực ngoại thành hay các khu công nghiệp sẽ có mức giá thấp hơn nhưng bị hạn chế về mặt kết nối, đầu tư. Cung - cầu văn phòng cũng là yếu tố quyết định lớn đến giá thuê. Vào thời điểm nhu cầu cao, giá thuê sẽ tăng, ngược lại khi thị trường dư thừa nguồn cung, mức giá sẽ giảm.

Một văn phòng riêng có diện tích càng lớn thì chi phí thuê càng cao. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn diện tích phù hợp với quy mô nhân sự để tránh lãng phí hoặc quá gò bó không gian làm việc. Các tiện ích như bãi đỗ xe, phòng họp, phòng gym, khu vực thư giãn,... sẽ làm tăng chi phí, nhưng đây cũng là yếu tố quan trọng giúp cải thiện môi trường làm việc và thu hút nhân tài.

Hợp đồng thuê dài hạn thường có mức giá ưu đãi hơn so với thuê ngắn hạn. Đi kèm theo đó là doanh nghiệp phải đảm bảo có kế hoạch sử dụng lâu dài để tránh rủi ro tài chính. 

3. Làm thế nào để tiết kiệm phí thuê văn phòng?

Để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, doanh nghiệp, đội ngũ cần thực hiện dự tính, xem xét nhiều khía cạnh trước khi bắt đầu thuê chính thức. 

Hãy nghiên cứu kỹ thị trường cho thuê văn phòng, so sánh giá cả các toàn nhà khác nhau để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất, Sự khác biệt giữa các tòa nhà trong cùng khu vực cũng có thể ảnh hưởng đến mức giá khá lớn. 

Doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu sử dụng của mình để lựa chọn diện tích vừa đủ. Thuê quá rộng có thể gây lãng phí, trong khi diện tích quá hẹp sẽ làm giảm hiệu quả làm việc. Nếu bạn không cần phải ngăn chia quá nhiều phòng riêng trong văn phòng làm việc, nhất là với các nhà khởi nghiệp, hãy lựa chọn những hình thức thuê văn phòng linh hoạt hơn, tiết kiệm hơn như văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ thay vì hình thức thuê văn phòng truyền thống. Đó có thể là giải pháp hữu hiệu, giúp doanh nghiệp, đội nhóm tiết kiệm lượng lớn chi phí cũng như công sức đầu tư văn phòng. 

Tìm hiểu rõ giá thị trường sẽ giúp doanh nghiệp có lợi thế khi đàm phán. Đừng ngại yêu cầu các ưu đãi như giảm giá, miễn phí một số tháng đầu hoặc hỗ trợ chi phí cải tạo. Ngoài ra, nhiều tòa nhà thường có các chương trình ưu đãi cho khách hàng mới hoặc hợp đồng thuê dài hạn. Đây là cơ hội để tiết kiệm đáng kể chi phí.

Quản lý hiệu quả các khoản chi phí vận hành như điện, nước, internet,... cũng là cách giúp doanh nghiệp giảm tải áp lực tài chính. Sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng và quản lý giờ làm việc hợp lý sẽ giảm được lượng chi phí phát sinh không cần thiết. 

4. Kết luận 

Việc hiểu rõ các khoản phí thuê văn phòng và cách tiết kiệm là bước quan trọng để tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm một giải pháp hoàn hảo để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, BeeSpace sẽ giúp bạn thực hiện điều đó một cách tốt nhất. Với vị trí đắc địa, tọa lạc tại trung tâm kinh tế sầm uất với giao thông thuận tiện, cùng không gian làm việc hiện đại được thiết kế linh hoạt, đáp ứng đầy đủ tiện nghi cho doanh nghiệp, BeeSpace tự tin là một địa chỉ lý tưởng cho không gian làm việc của bạn mà chỉ cần chi trả một lượng phí cực cạnh tranh. 

Hãy liên hệ ngay với BeeSpace để được tư vấn và hỗ trợ trong việc tìm kiếm không gian làm việc lý tưởng giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững!