Coworking space đang trở thành lựa chọn phổ biến cho nhiều startup hiện nay. Tuy nhiên, không phải không gian nào cũng phù hợp với các công ty khởi nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững 4 tiêu chí vàng khi tìm thuê coworking space, đảm bảo môi trường làm việc lý tưởng cho sự phát triển của startup.
1. Lợi ích của coworking space đối với startup
Coworking space đang trở thành lựa chọn ngày càng phổ biến cho các startup với nhiều lợi ích đáng kể. Một số lợi ích khi startup lựa chọn loại hình coworking space:
Tiết kiệm chi phí: Giảm đáng kể so với thuê văn phòng truyền thống, không cần đầu tư ban đầu, chi phí linh hoạt theo nhu cầu sử dụng, tiết kiệm các khoản phụ phí như điện, nước, internet.
Môi trường làm việc linh hoạt: Đa dạng không gian từ bàn làm việc chung đến phòng họp riêng, thời gian làm việc linh động, dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp không gian, trang thiết bị hiện đại đáp ứng nhiều nhu cầu.
Cơ hội networking: Bạn sẽ được gặp gỡ và kết nối với nhiều startup khác nhau, được tham gia các sự kiện, workshop, tìm kiếm đối tác tiềm năng. Từ đó giúp bạn học hỏi và trao đổi kinh nghiệm từ cộng đồng đa dạng.
Những lợi ích này không chỉ giúp startup tối ưu hóa nguồn lực mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và mở rộng trong tương lai.
>>>Xem thêm bài viết:
2. Các tiêu chí cần xem xét khi tìm thuê coworking space
2.1. Đánh giá nhu cầu của startup
Trước khi quyết định thuê coworking space, startup cần đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu của mình để đảm bảo lựa chọn phù hợp nhất.
Quy mô công ty: Các startup cần đánh giá không chỉ số lượng thành viên hiện tại mà còn dự kiến tăng trưởng trong tương lai gần. Điều này sẽ giúp chọn được không gian làm việc phù hợp, tránh tình trạng quá chật chội hoặc lãng phí diện tích.
Loại hình công việc: Đây cũng là yếu tố ảnh hưởng lớn đến việc lựa chọn coworking space. Mỗi ngành nghề có những yêu cầu đặc thù về không gian và trang thiết bị. Ví dụ, một công ty phần mềm có thể cần không gian yên tĩnh và kết nối internet mạnh mẽ, trong khi một startup về thiết kế có thể cần không gian rộng rãi với ánh sáng tự nhiên.
Kế hoạch phát triển trong tương lai: là yếu tố cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng. Startup cần dự đoán nhu cầu mở rộng, những thay đổi có thể xảy ra trong ngắn và trung hạn. Việc này giúp lựa chọn coworking space có khả năng đáp ứng sự phát triển của doanh nghiệp, tránh phải di chuyển thường xuyên.
2.2. Lựa chọn loại hình coworking space phù hợp
Coworking space có nhiều loại hình khác nhau, mỗi loại đáp ứng nhu cầu cụ thể của các startup. Bốn loại phổ biến nhất là chỗ ngồi linh hoạt, chỗ ngồi cố định, văn phòng riêng và không gian kết hợp.
Chỗ ngồi linh hoạt - hot desk và chỗ ngồi cố định - dedicated desk là 2 loại hình phổ biến nhất của coworking space. Đây là khu vực làm việc chung, nơi các cá nhân và nhóm nhỏ làm việc trong cùng một không gian rộng lớn. Loại hình này thúc đẩy tương tác và hợp tác giữa các thành viên, tạo ra môi trường năng động và sáng tạo. Tuy nhiên, nó cũng có thể gây ra vấn đề về tiếng ồn và sự riêng tư.
Văn phòng riêng là lựa chọn phù hợp cho các startup cần không gian độc lập và yên tĩnh hơn. Đây là những phòng làm việc nhỏ, có thể đóng cửa, dành cho các nhóm từ 2-10 người. Loại hình này đảm bảo sự riêng tư và tập trung cao độ, đồng thời vẫn cho phép tiếp cận các tiện ích chung của coworking space.
Không gian kết hợp là sự pha trộn giữa ba loại hình trên, mang lại sự cân bằng giữa tương tác và riêng tư. Loại hình này thường bao gồm cả khu vực làm việc chung và các phòng riêng, cho phép startup linh hoạt lựa chọn không gian phù hợp với nhu cầu cụ thể trong từng thời điểm. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng khi sử dụng các phòng riêng hoặc không gian đặc biệt trong mô hình này, startup có thể phải trả thêm phụ phí. Các khoản phí bổ sung này thường áp dụng cho việc đặt phòng họp, sử dụng thiết bị đặc biệt, hoặc thuê không gian riêng tư trong thời gian ngắn.
2.3. Các yếu tố cần xem xét về coworking space
Khi lựa chọn coworking space, startup cần cân nhắc nhiều yếu tố để đảm bảo không gian làm việc phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Vị trí: Một coworking space lý tưởng nên nằm ở vị trí thuận tiện cho việc di chuyển, gần các phương tiện giao thông công cộng như trạm xe bus, ga tàu điện trên cao, vành đai, ngã tư và các tiện ích như nhà hàng, cửa hàng tiện lợi. Ngoài ra, an ninh khu vực cũng là một điểm quan trọng cần lưu ý.
Chi phí: Ngoài giá thuê cơ bản, các startup cần xem xét các gói dịch vụ linh hoạt và chi phí phụ trội có thể phát sinh. Một coworking space với giá cả phù hợp sẽ giúp startup tối ưu hóa ngân sách của mình.
Cơ sở vật chất và tiện ích: Đây là yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn coworking space. Trang thiết bị hiện đại, dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp và các khu vực giải trí sẽ tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả, thoải mái.
Không gian làm việc: Cần đa dạng và linh hoạt các không gian để đáp ứng nhu cầu khác nhau của startup. Điều này bao gồm các lựa chọn từ bàn làm việc chung đến phòng họp riêng, cũng như khả năng tùy chỉnh không gian theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Cộng đồng và văn hóa: Một môi trường năng động, sôi nổi với nhiều cơ hội networking và các hoạt động cộng đồng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của startup.
2.4. Các điều khoản hợp đồng cần chú ý
Khi ký kết hợp đồng thuê coworking space, startup cần đặc biệt chú ý đến một số điều khoản quan trọng để đảm bảo quyền lợi và tránh những rắc rối có thể phát sinh trong tương lai.
Thời hạn thuê: Startup nên chú ý đến thời hạn của hợp đồng, các điều kiện gia hạn hoặc chấm dứt sớm. Một hợp đồng linh hoạt sẽ cho phép startup dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu thực tế của mình.
Chính sách đặt cọc và thanh toán: Điều này bao gồm số tiền đặt cọc, phương thức và thời hạn thanh toán. Startup nên đảm bảo rằng các điều khoản này phù hợp với khả năng tài chính và chu kỳ kinh doanh của mình.
Quy định sử dụng không gian và tiện ích: Các startup cần xem xét về giờ làm việc, quy tắc sử dụng các khu vực chung và các tiện ích đi kèm. Hãy đảm bảo rằng các quy định của đơn vị cho thuê coworking space phù hợp với cách thức hoạt động của công ty. Ví dụ như các doanh nghiệp nước ngoài có múi giờ làm việc khác với Việt Nam có thể cần không gian làm việc mở cửa sớm hơn hoặc muộn hơn giờ hành chính thông thường.
Chính sách bảo mật: Startup cần đảm bảo rằng coworking space có các biện pháp đảm bảo an toàn thông tin và quyền riêng tư của doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các startup làm việc với thông tin nhạy cảm hoặc độc quyền.
3. Lời khuyên khi chọn coworking space
3.1. Tham quan trực tiếp không gian
Tham quan trực tiếp không gian là bước đầu tiên giúp đánh giá tính phù hợp của Coworking space. Không có gì có thể thay thế được trải nghiệm thực tế khi bước vào một không gian làm việc. Khi tham quan, hãy chú ý đến mọi chi tiết: từ ánh sáng, nhiệt độ, tiếng ồn cho đến bố trí không gian và trang thiết bị.
Đừng ngần ngại đặt câu hỏi về mọi thứ bạn quan tâm, từ chính sách sử dụng phòng họp đến việc tùy chỉnh không gian làm việc. Một coworking space tốt sẽ sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn và cho phép bạn khám phá mọi ngóc ngách của không gian.
3.2. Trò chuyện với các thành viên hiện tại
Trò chuyện với các thành viên hiện tại ở Coworking space là cách tuyệt vời để có cái nhìn chân thực về địa điểm làm việc này. Những người đang sử dụng không gian hàng ngày có thể cung cấp những thông tin quý giá mà bạn khó có thể biết được chỉ qua tham quan hoặc trao đổi với nhân viên quản lý. Hãy hỏi họ về trải nghiệm làm việc, ưu điểm và nhược điểm của không gian cũng như văn hóa cộng đồng tại đây.
Bạn có thể khai thác thêm thông tin về những khó khăn họ gặp phải và cách coworking space giải quyết các vấn đề đó. Những chia sẻ thẳng thắn từ các thành viên sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện và khách quan hơn.
3.3. Trải nghiệm thử trước khi cam kết dài hạn
Trải nghiệm thử trước khi cam kết dài hạn là lời khuyên cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng. Nhiều coworking space cung cấp tùy chọn thuê ngắn hạn hoặc dùng thử miễn phí trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn trải nghiệm thực tế môi trường làm việc, đánh giá xem nó có phù hợp với đội ngũ của mình hay không.
Trong thời gian thử nghiệm, hãy chú ý đến những yếu tố như năng suất làm việc của team, sự thoải mái khi sử dụng các tiện ích và mức độ hòa nhập với cộng đồng tại đây. Nếu có thể, hãy thử làm việc tại đây vào các thời điểm khác nhau trong ngày để đánh giá toàn diện về không gian.
4. Lời kết
Lựa chọn coworking space phù hợp là quyết định quan trọng đối với mọi startup. Qua bài viết này, chúng ta đã cùng khám phá các tiêu chí vàng khi tìm thuê không gian làm việc chung, từ đánh giá nhu cầu nội bộ đến các yếu tố bên ngoài cần xem xét.
Hãy nhớ rằng, coworking space lý tưởng không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn phải phù hợp với kế hoạch phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Bằng cách cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố đã đề cập, kết hợp với việc tham quan trực tiếp và trải nghiệm thử, startup có thể tìm được môi trường làm việc thúc đẩy sự sáng tạo, tăng trưởng.
