Cùng với chỗ ngồi cố định, hot - desking là một trong những mô hình làm việc được yêu thích nhất hiện nay. Vậy tư vấn chỗ ngồi linh hoạt cần đảm bảo những yếu tố gì? Quy trình tư vấn như thế nào? Bạn hãy tham khảo câu trả lời sau đến từ BeeSpace nhé!
1. Chỗ ngồi linh hoạt là gì?
Trước khi đi vào tìm hiểu tư vấn chỗ ngồi linh hoạt, bạn nên tham khảo được khái niệm của mô hình làm việc này trong coworking space. Chỗ ngồi linh hoạt hay còn được gọi là hot – desking, là hình thức thuê chỗ ngồi làm việc trong văn phòng chia sẻ linh động, không cố định. Sử dụng dịch vụ này, bạn chỉ cần chi trả theo số buổi thuê chỗ ngồi linh hoạt mà vẫn được sử dụng tất cả các tiện ích như văn phòng truyền thống.
2. Quy trình tư vấn chỗ ngồi linh hoạt
Việc nắm vững các thông tin trong quy trình tư vấn sẽ giúp bạn hiểu rõ được hình thức, mô hình làm việc này. Đồng thời, điều này cũng vô cùng quan trọng để bạn lựa chọn được đơn vị cho thuê chỗ ngồi linh hoạt chất lượng, uy tín. Thông thường quy trình tư vấn chỗ ngồi linh hoạt sẽ bao gồm các bước sau:
2.1. Bước 1: Tìm kiếm thông tin
Trước khi lắng nghe tư vấn hot – desking, bạn cần tìm kiếm các thông tin về đơn vị cho thuê chỗ ngồi làm việc trên internet, qua báo đài, brochure... Đặc biệt, bạn nên tham khảo các feedback từ khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ để lựa chọn được đơn vị cho thuê chỗ ngồi linh hoạt chất lượng, uy tín.
2.2. Bước 2: Liên hệ với đơn vị
Khi đã lựa chọn được hot – desking ưng ý, bạn nên liên hệ với đơn vị cho thuê thông qua số điện thoại, hotline, email, zalo hoặc website... Đây có thể coi là bước đầu tiên trong quy trình tư vấn chỗ ngồi linh hoạt. Do đó, bạn cần kết nối chính xác với đơn vị thông qua các trang thông tin uy tín, tránh tình trạng giả mạo, lừa đảo.
2.3. Bước 3: Tư vấn chỗ ngồi linh hoạt
Đến bước này, đội ngũ nhân viên, tư vấn của đơn vị sẽ liên hệ, gọi điện hoặc nhắn tin về dịch vụ hot – desking. Tại đây, đội ngũ sale sẽ giải đáp tất cả các thắc mắc của bạn và cung cấp đầy đủ thông tin về dịch vụ bao gồm giá, hợp đồng, ưu đãi, tiện ích, điều khoản... Trong quá trình lắng nghe tư vấn chỗ ngồi linh hoạt, bạn nên đặt nhiều câu hỏi dành cho các nhân viên đơn vị.
2.4. Bước 4: Ký hợp đồng
Sau khi đã nắm rõ được các điều khoản, thông tin dịch vụ và bảng giá, đến đây, bạn sẽ phải ký kết hợp đồng thuê chỗ ngồi linh hoạt. Tùy thuộc vào chính sách của từng đơn vị và thời gian thuê chỗ ngồi làm việc, việc ký kết hợp đồng có thể không bắt buộc. Nếu bạn chỉ thuê theo giờ hoặc ngày, bạn có thể không cần thực hiện ký hợp đồng thuê dài hạn như những gói dịch vụ khác trong coworking space.
>>> Đọc ngay: Tìm hiểu dịch vụ cho thuê hot desk, chỗ ngồi linh hoạt
3. Tư vấn chỗ ngồi linh hoạt cần đảm bảo những yếu tố gì?
Tư vấn chỗ ngồi linh hoạt trong coworking space cần đảm bảo một số yếu tố sau để mang đến trải nghiệm tốt khi sử dụng như:
3.1. Vị trí, không gian chỗ ngồi linh hoạt
Trong quá trình tư vấn hot – desking, bạn cần chú ý đến vấn đề vị trí và không gian văn phòng. Hot – desking nên được đặt tại trung tâm thành phố, vị trí đắc địa để thuận tiện di chuyển. Đồng thời, không gian văn phòng phải mang đến cảm giác thoải mái, có ánh sáng tự nhiên, cửa sổ và các thiết bị văn phòng cần thiết.
3.2. Quy tắc, quy định
Một quy trình tư vấn chỗ ngồi linh hoạt chuẩn cần phải có quy tắc, quy định rõ ràng, rành mạch. Ví dụ, mỗi đơn vị cho thuê sẽ có giờ giấc hoạt động, quy định khi sử dụng thiết bị hay bảo vệ tài sản chung. Đồng thời, một số đơn vị còn có quy định về việc sử dụng không gian chung, tổ chức sự kiện, hoạt động cuối tuần... Do đó, nếu như không nắm rõ được quy định trong coworking space, bạn có thể gặp phải những rủi ro không đáng có.
>>> Đừng bỏ lỡ: Lựa chọn tư vấn chỗ ngồi cá nhân trong coworking như thế nào?
3.3. Dịch vụ hỗ trợ
Dù thuê chỗ ngồi linh hoạt tại coworking space hạng A hay hạng B, C thì dịch vụ hỗ trợ là điều không thể thiếu. Dịch vụ hỗ trợ sẽ bao gồm như nhân viên IT, nhân viên dọn dẹp, lễ tân, dịch vụ ăn uống... Trong quá trình lắng nghe tư vấn hot – desking, bạn đừng bỏ qua yếu tố này để lựa chọn được đơn vị phù hợp.
3.4. Dịch vụ an ninh
Chắc hẳn sẽ không một ai lựa chọn chỗ ngồi linh hoạt thường xuyên bị quấy nhiễu bởi tiếng ồn, trộm cắp hay cãi vã... Vì vậy, khi thuê hot – desking, yếu tố an ninh trong coworking space là điều vô cùng quan trọng. Bạn nên quan tâm đến hệ thống an ninh trong toàn khu vực và văn phòng mình thuê. Đặc biệt, bạn cũng không nên bỏ qua đến vấn đề phòng cháy chữa cháy.
3.5. Chi phí
Yếu tố cuối cùng trong tư vấn chỗ ngồi linh hoạt chính là chi phí. Thông thường, giá thuê hot – desking hiện nay thường dao động trong khoảng 100.000 VND – 250.000 VND/ngày/người tại trung tâm Thủ đô Hà Nội. Vì vậy, đối với các đơn vị tư vấn giá thuê cao hơn mức chi phí ở trên, bạn nên cân nhắc thật kỹ càng, lựa chọn chỗ ngồi phù hợp với tài chính của bản thân.
4. Kết luận
Trên đây là tất tần tật thông tin tư vấn chỗ ngồi linh hoạt. Hy vọng rằng, với các kiến thức ở trên, bạn sẽ lựa chọn được đơn vị cho thuê hot - desking ưng ý. Nếu bạn vẫn loay hoay chưa biết thuê chỗ ngồi làm việc chất lượng tại trung tâm Thủ đô Hà Nội ở đâu, hãy liên hệ ngay với BeeSpace nhé!
