Với nhu cầu ngày càng gia tăng về dịch vụ coworking space trên thị trường hiện nay, mô hình thuê chỗ ngồi cố định là một trong những dịch vụ đã và đang thu hút sự quan tâm của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đi kèm đó là dịch vụ tư vấn chỗ ngồi cố định giúp hỗ trợ các doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm không gian làm việc phù hợp, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.
1. Đặc điểm của dịch vụ cho thuê chỗ ngồi cố định
Trước khi đến với các bước tư vấn chỗ ngồi cố định, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về đặc điểm của loại hình dịch vụ này. Chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk) là một loại hình dịch vụ văn phòng chia sẻ (co-working space) cung cấp cho người dùng một bàn làm việc riêng, cố định trong một không gian làm việc chung. Dịch vụ cho thuê chỗ ngồi cố định có một số đặc điểm chính sau:
Chỗ ngồi riêng biệt, cố định: Đây là đặc điểm nổi bật nhất. Khác với mô hình Hot Desk (chỗ ngồi linh hoạt), Dedicated Desk cung cấp cho người thuê một bàn làm việc riêng, được chỉ định sử dụng và giữ nguyên trong suốt thời gian thuê. Người dùng không cần phải lo lắng về việc tìm chỗ ngồi mỗi ngày.
Không gian cá nhân hóa: Mặc dù nằm trong không gian làm việc chung, Dedicated Desk vẫn mang lại sự riêng tư và thoải mái nhất định cho người sử dụng. Bạn có thể trang trí, sắp xếp đồ đạc cá nhân trên bàn làm việc theo sở thích của mình, tạo nên không gian làm việc riêng biệt.
Tiện ích và trang thiết bị sẵn có: Mỗi chỗ ngồi được trang bị bàn làm việc, ghế văn phòng chất lượng, ổ cắm điện và tủ đựng tài liệu riêng. Ngoài ra, người thuê còn có thể được sử dụng các khu vực chung như pantry, không gian tiếp khách,...
Bảo mật thông tin: Với dịch vụ Dedicated Desk, người dùng có thể yên tâm về việc bảo vệ tài liệu và đồ dùng cá nhân nhờ vào không gian làm việc riêng biệt. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ còn trang bị tủ cá nhân hoặc ngăn kéo, giúp tăng cường bảo mật và giữ gìn sự riêng tư cho khách hàng.
Vị trí đắc địa và thuận tiện: Các văn phòng cho thuê chỗ ngồi cố định thường nằm ở trục đường gần trung tâm hoặc khu vực có giao thông thuận lợi, gần các cơ sở dịch vụ như ngân hàng, nhà hàng, quán cà phê, tạo sự thuận tiện cho công việc hàng ngày của bạn.
Chi phí: So với việc thuê văn phòng truyền thống, chi phí thuê chỗ ngồi cố định thường thấp hơn, giúp tiết kiệm chi phí cho cá nhân và doanh nghiệp.
Linh hoạt về thời hạn thuê: Thời hạn hợp đồng thuê thường linh hoạt, có thể đăng ký theo giờ, ngày, tháng, quý hoặc năm, tuỳ theo nhu cầu sử dụng của từng cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Cơ hội kết nối và phát triển: Việc sử dụng dịch vụ Dedicated Desk không chỉ mang lại không gian làm việc riêng tư mà còn tạo cơ hội để kết nối với các doanh nghiệp và chuyên gia khác trong cùng một không gian làm việc chung. Điều này giúp mở rộng mạng lưới quan hệ, thúc đẩy hợp tác và phát triển kinh doanh.
Dịch vụ cho thuê chỗ ngồi cố định kết hợp giữa sự tiện lợi của văn phòng chia sẻ và sự riêng tư của văn phòng cá nhân, tạo nên một giải pháp làm việc linh hoạt, hiệu quả cho nhiều đối tượng người dùng.
2. 3 bước tư vấn chỗ ngồi cố định cho doanh nghiệp
Để doanh nghiệp tìm kiếm một không gian làm việc hiệu quả, phù hợp với đặc thù nghề nghiệp, quá trình tư vấn chỗ ngồi cố định của các người tư vấn viên đóng vai trò vô cùng quan trọng. Dưới đây là 3 bước tư vấn chỗ ngồi cố định cho doanh nghiệp chuyên nghiệp:
2.1 Bước 1: Khảo sát nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp cần tư vấn
- Hiểu rõ quy mô và đặc điểm doanh nghiệp: Để tư vấn chỗ ngồi cố định và đưa ra giải pháp thuê phù hợp, người tư vấn cần nắm vững các yếu tố cốt lõi của doanh nghiệp, bao gồm số lượng nhân viên, các bộ phận trong công ty và đặc trưng công việc của từng bộ phận.
Đánh giá hiện trạng không gian làm việc trước đó: Nếu doanh nghiệp đã từng có văn phòng, cần tiến hành đánh giá diện tích không gian trước đó, cách thức bố trí chỗ ngồi của từng khu vực. Từ đó, xác định rõ các vấn đề tồn tại (như thiếu không gian, thiếu tiện nghi,...) và tìm ra giải pháp cải thiện. Nếu doanh nghiệp chưa từng có văn phòng, cần phải làm rõ nhu cầu về diện tích chỗ ngồi và tiện ích đi kèm, để đề xuất không gian làm việc phù hợp nhất.
Ngân sách: Phân tích kỹ lưỡng mức ngân sách mà doanh nghiệp có thể dành cho việc thuê chỗ ngồi cố định, bao gồm chi phí thuê cơ bản, các khoản phát sinh như phí dịch vụ, tiện ích bổ sung hoặc phí bảo trì. Từ đó đưa ra một giải pháp tư vấn chỗ ngồi cố định toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu và tiết kiệm chi phí.
Tiện ích mong muốn: Xác định các yêu cầu cụ thể mà doanh nghiệp cần ở mỗi chỗ ngồi cố định như trang thiết bị đi kèm (bàn ghế đạt chuẩn, hệ thống ánh sáng, ổ cắm điện và kết nối internet ổn định,...), cùng các tiện ích nâng cao như khu pantry hoặc phòng giải trí.
2.2 Bước 2: Đề xuất phương án và lựa chọn không gian
Lập danh sách các phương án phù hợp: Tổng hợp và cung cấp danh sách các không gian chỗ ngồi cố định đáp ứng yêu cầu mà doanh nghiệp đã đưa ra trong bước đầu tiên. Danh sách này bao gồm thông tin chi tiết về vị trí địa lý, mức giá thuê, diện tích, tiện ích đi kèm và các ưu điểm nổi bật của từng nơi.
Tổ chức tham quan thực tế: Sắp xếp các buổi tham quan tại những không gian được đề xuất, tạo điều kiện để doanh nghiệp trực tiếp trải nghiệm và đánh giá chỗ ngồi làm việc cố định. Đây là cơ hội để doanh nghiệp xem xét yếu tố ánh sáng, âm thanh, sự tiện nghi và tính phù hợp với văn hóa công ty.
Tư vấn chuyên sâu: Lắng nghe phản hồi của doanh nghiệp sau khi tham quan, giải đáp mọi thắc mắc và đưa ra các lời khuyên chuyên môn. Dựa trên nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp để hỗ trợ họ lựa chọn không gian phù hợp nhất, đảm bảo cân bằng giữa chi phí và giá trị nhận được.
2.3 Bước 3: Ký kết hợp đồng và hỗ trợ sau tư vấn
- Đàm phán hợp đồng: Hỗ trợ doanh nghiệp đàm phán hợp đồng thuê, đảm bảo giá cả hợp lý, thời hạn phù hợp và điều kiện dịch vụ tối ưu. Mọi điều khoản đều rõ ràng, minh bạch và bảo vệ tối đa quyền lợi của doanh nghiệp.
- Hướng dẫn sử dụng tiện ích và dịch vụ: Tổ chức buổi hướng dẫn cụ thể cho doanh nghiệp về cách khai thác tối đa các tiện ích có sẵn tại không gian chỗ ngồi cố định, bao gồm việc sử dụng hệ thống internet, thiết bị văn phòng, tủ lưu trữ,...
Theo dõi và hỗ trợ nếu cần thiết: Để đảm bảo sự hài lòng lâu dài của doanh nghiệp, người tư vấn cần hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh như điều chỉnh không gian, thay đổi chỗ ngồi hoặc nâng cấp dịch vụ khi cần thiết. Đảm bảo mọi yêu cầu được xử lý nhanh chóng và hiệu quả.
>>>Xem thêm:
3. Những lợi ích khi sử dụng dịch vụ tư vấn chỗ ngồi cố định
Sử dụng dịch vụ tư vấn chỗ ngồi cố định mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể:
Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì phải tự mình tìm kiếm, so sánh và đàm phán với nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp chỉ cần làm việc với một đơn vị tư vấn. Các chuyên gia sẽ giúp tìm kiếm những không gian làm việc phù hợp nhất, tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
Tiếp cận nhiều lựa chọn: Các đơn vị tư vấn thường có mối quan hệ rộng với nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê chỗ ngồi cố định, giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều lựa chọn hơn, từ đó dễ dàng so sánh và đưa ra quyết định tối ưu nhất.
Hỗ trợ đàm phán: Với kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn, các chuyên gia tư vấn sẽ giúp doanh nghiệp đàm phán để đạt được những điều khoản hợp đồng tốt nhất, đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.
Hiểu rõ thị trường: Các đơn vị tư vấn chỗ ngồi cố định luôn cập nhật thông tin về thị trường văn phòng chia sẻ, giúp doanh nghiệp nắm bắt được những xu hướng mới nhất và lựa chọn được những không gian làm việc hiện đại, tiện nghi.
Việc sử dụng dịch vụ tư vấn chỗ ngồi cố định là một giải pháp thông minh giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí, đồng thời đảm bảo tìm kiếm được không gian làm việc phù hợp, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững.
4. Kết Luận
Hy vọng rằng qua bài viết trên, bạn đã có cái nhìn tổng quan và đầy đủ hơn về dịch vụ tư vấn chỗ ngồi cố định dành cho doanh nghiệp. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ cho thuê chỗ ngồi cố định, BeeSpace tự hào là đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp. Liên hệ ngay với BeeSpace để chúng tôi giúp bạn xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả nhé!
