Thị trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng kéo theo việc quản lý không gian văn phòng trở thành một thử thách lớn. Văn phòng truyền thống thường dẫn đến việc sử dụng không gian không hiệu quả và phát sinh các chi phí không cần thiết. Vậy văn phòng chia sẻ là gì và có thực sự là giải pháp phù hợp với bạn? Cùng BeeSpace giải đáp thắc mắc này trong bài viết dưới đây.
1. Văn phòng chia sẻ là gì?
Với sự phát triển mạnh mẽ của các mô hình làm việc linh hoạt, văn phòng chia sẻ đang ngày càng trở nên phổ biến. Vậy văn phòng chia sẻ là gì?
1.1. Khái niệm văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ là một không gian làm việc linh hoạt, được chia sẻ giữa nhiều cá nhân hoặc tổ chức khác nhau. Những không gian này thường được thiết kế để phục vụ các doanh nghiệp nhỏ, startup hay freelancer với mục tiêu tối ưu hóa chi phí và tăng cường sự linh hoạt trong công việc. So với các mô hình văn phòng truyền thống, mô hình văn phòng chia sẻ cho phép các doanh nghiệp sử dụng cơ sở vật chất chung nhưng vẫn đảm bảo sự riêng biệt trong công việc hàng ngày.
1.2 Các loại hình văn phòng chia sẻ phổ biến
Văn phòng chia sẻ hiện nay được phân chia thành nhiều loại hình khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng. Trong đó, 3 mô hình coworking space phổ biến hiện nay gồm chỗ ngồi cố định (dedicated desk), văn phòng riêng (private offices) và chỗ ngồi linh động (hot desk).
Dedicated desk cung cấp các chỗ ngồi riêng tư, ổn định nhưng vẫn chia sẻ các tiện ích chung. Private offices phù hợp cho những doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhóm dự án cần không gian riêng tư, bảo mật thông tin. Ngoài ra, hot desk mang lại không gian làm việc chung linh hoạt, thoải mái bởi bạn có thể dễ dàng lựa chọn bất kỳ vị trí nào còn trống trong văn phòng chia sẻ, giúp tạo cảm hứng trong công việc. Bạn có thể thuê chỗ ngồi làm việc cá nhân theo giờ hoặc theo ngày, tháng, năm đáp ứng các nhu cầu ngắn hạn hoặc các dự án đặc thù.
>>> Xem thêm: Tại sao dịch vụ cho thuê coworking ngày càng được ưa chuộng?
2. Lợi ích mà văn phòng chia sẻ mang lại
Khi đã hiểu được văn phòng chia sẻ là gì, bạn cần tìm hiểu sâu hơn về lợi ích khác nhau mà văn phòng chia sẻ mang lại cho các doanh nghiệp nhỏ, startup hay freelancer.
2.1. Tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực
Văn phòng chia sẻ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí lớn trong việc thuê mặt bằng, bảo trì và mua sắm các dịch vụ tiện ích. Đây là lý do mà các startup và doanh nghiệp nhỏ thường chọn không gian này vì nó giúp họ giảm thiểu chi phí đầu tư vào cơ sở hạ tầng mà vẫn có thể tận dụng các tiện nghi hiện đại, đáp ứng nhu cầu công việc.
2.2. Tăng cường tính linh hoạt
Khi sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ Hà Nội, bạn có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô tùy theo nhu cầu công việc mà không phải lo lắng về việc ký hợp đồng dài hạn hay đối phó với các khoản chi phí không lường trước.
2.3. Môi trường hợp tác và sáng tạo
Văn phòng chia sẻ là nơi kết nối, hợp tác giữa các cá nhân và doanh nghiệp. Không gian làm việc chung tạo điều kiện để các doanh nghiệp giao lưu, chia sẻ ý tưởng và học hỏi từ nhau. Các sự kiện networking, hội thảo và buổi chia sẻ kinh nghiệm thường xuyên được tổ chức, tạo cơ hội để mọi người cùng nâng cao sự sáng tạo và phát triển.
2.4. Tiện ích hiện đại đáp ứng nhu cầu công nghệ
Một trong những điểm cộng lớn của văn phòng chia sẻ là cơ sở hạ tầng công nghệ đầy đủ và hiện đại. Với các tiện ích như Wi-Fi tốc độ cao, pantry, không gian tiếp khách, phòng họp chuyên nghiệp và các dịch vụ hỗ trợ IT, các cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể làm việc hiệu quả mà không phải lo lắng về vấn đề kỹ thuật.
>>> Xem thêm: Mô hình văn phòng chia sẻ Hà Nội và những ưu điểm có thể bạn chưa biết
3. Văn phòng chia sẻ có thực sự phù hợp với mọi đối tượng?
Mặc dù văn phòng chia sẻ mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng không thiếu những hạn chế mà bạn cần phải cân nhắc trước khi lựa chọn.
3.1. Thiếu sự riêng tư
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích nhưng một trong những nhược điểm của văn phòng chia sẻ là thiếu sự riêng tư. Với nhiều cá nhân và doanh nghiệp cùng làm việc trong một không gian, việc bảo mật thông tin hay duy trì sự kín đáo đôi khi trở thành thách thức. Các ngành nghề yêu cầu bảo mật cao hoặc các công ty cần không gian riêng tư sẽ khó mà cảm thấy thoải mái trong môi trường này. Và giải pháp cho họ chính là lựa chọn văn phòng riêng trong không gian làm việc chung.
3.2. Tiếng ồn và gián đoạn
Không gian làm việc mở cũng có thể mang lại sự gián đoạn và tiếng ồn, điều này sẽ làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc của một số người. Các công ty có nhu cầu làm việc tập trung cao có thể gặp khó khăn khi chia sẻ không gian với nhiều đối tượng khác nhau, đặc biệt là khi có những cuộc trò chuyện ồn ào hoặc các hoạt động chung.
>>> Xem thêm: 3 văn phòng coworking tại Thanh Xuân, Hà Nội bạn nên ghé qua
4. Làm thế nào để chọn văn phòng chia sẻ phù hợp?
Khi quyết định chọn một văn phòng chia sẻ, điều quan trọng là bạn cần đánh giá các yếu tố cụ thể để đảm bảo rằng không gian làm việc này phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.
4.1. Xác định nhu cầu cụ thể
Trước khi quyết định, bạn nên xác định rõ nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ, startup hay freelancer như số lượng nhân viên, loại hình công việc và ngân sách có thể chi trả. Vị trí của văn phòng cũng rất quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng đến chi phí thuê cùng khả năng tiếp cận của khách hàng và đối tác.
4.2. Kiểm tra cơ sở hạ tầng và tiện ích
Để không gian làm việc đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, bạn cần kiểm tra kỹ cơ sở hạ tầng và tiện ích có sẵn. Internet, bàn ghế, máy in, văn phòng phẩm, máy pha cà phê, quầy pantry, khu giải trí, phòng họp,… đều cần được đánh giá một cách kỹ lưỡng.
Nếu vẫn chưa tìm được đơn vị cho thuê coworking space tại Hà Nội, BeeSpace sẽ là lựa chọn ưu việt dành cho bạn. BeeSpace cung cấp mức giá coworking space từ 1.500.000đ/chỗ ngồi cá nhân/tháng và 13.500.000đ/văn phòng riêng/tháng cùng nhiều chương trình ưu đãi, giảm giá vào dịp lễ.
Bên cạnh mức giá phải chăng, bạn còn nhận được nhiều lợi ích vượt trội khi thuê coworking space tại BeeSpace như không gian làm việc hiện đại, sạch sẽ, rộng rãi và đầy đủ các tiện ích. Đội ngũ nhân viên tại BeeSpace luôn tận tình, chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp của bạn cảm thấy thoải mái và tập trung vào công việc.
5. Kết luận
Hy vọng những thông tin trong bài viết trên đã giúp bạn giải đáp câu hỏi văn phòng chia sẻ là gì. Giải pháp này mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí, nhưng cũng tồn tại một số nhược điểm như thiếu sự riêng tư. Tuy nhiên, với sự phát triển của các mô hình như coworking space, các doanh nghiệp nhỏ, startup hay freelancer sẽ tìm được những không gian làm việc đầy đủ tiện ích và phù hợp với nhu cầu của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm không gian làm việc tối ưu cho doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với BeeSpace để nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn!
