Văn phòng ảo mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, startup, hoặc các công ty hoạt động chủ yếu trên nền tảng trực tuyến. Ngược lại, văn phòng thật vẫn có những ưu điểm về mặt quản lý, giám sát trực tiếp và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, phù hợp với các doanh nghiệp lớn hoặc các ngành nghề đòi hỏi sự hiện diện vật lý.
>>>>>> Xem thêm:
2. Mẹo sử dụng văn phòng ảo hiệu quả
Để sử dụng văn phòng ảo một cách hiệu quả đòi hỏi mỗi cá nhân, doanh nghiệp, startup cần biết cách tận dụng tối đa không gian làm việc và lợi ích từ cộng đồng xung quanh. Dưới đây là một số mẹo bạn có thể áp dụng:
2.1 Lựa chọn vị trí phù hợp
Đầu tiên, để lựa chọn không gian làm việc chung phù hợp, bạn hãy xác định rõ nhu cần và mục đích của bản thân cũng như doanh nghiệp. Với mỗi freelancer địa điểm coworking space cần gần nơi bạn sống, học tập hoặc thuận tiện về giao thông để tiết kiệm thời gian, chi phí di chuyển. Với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, địa điểm văn phòng ảo cần tọa lạc tại những vị trí đẹp, trung tâm để khách hàng, đối tác có thể dễ dàng tìm thấy và tiếp cận bạn.
Bên cạnh đó, địa điểm văn phòng ảo cũng cần đảm bảo có các tiện ích phong phú như quán ăn, quán cà phê, ngân hàng và cửa hàng tiện lợi gần đó. Điều này sẽ giúp mỗi cá nhân, doanh nghiệp dễ dàng, thuận tiên hơn, từ đó tạo điều kiện tốt nhất để hoàn thành công việc.
2.2 Tận dụng các tiện ích sẵn có
Thông thường các đơn vị cho thuê văn phòng ảo sẽ cung cấp địa chỉ để các đơn vị sử dụng làm đăng ký kinh doanh, hợp pháp hóa kinh doanh tại Việt Nam. Bên cạnh đó, một số đơn vị cho thuê văn phòng ảo sẽ xây dựng các gói hỗ trợ đi kèm tích hợp hàng loạt các dịch vụ miễn phí như Wi-Fi, máy in, máy photocopy, trà, nước uống và một vài tiện ích như dịch vụ bảo vệ, lễ tân, khu vực đón tiếp khách,... Hãy đảm bảo rằng bạn nắm được và tận dụng hiệu quả những tiện ích sẵn có này nhé.
Ngoài ra, nếu có nhu cầu sử dụng phòng làm việc riêng hoặc phòng họp để đón tiếp khách hàng lớn, đừng quên đặt lịch hẹn và trao đổi với bộ phận quản lý để đảm bảo sự chuẩn bị sẵn sàng, điều này sẽ giúp bạn hoặc doanh nghiệp ghi điểm trong mắt đối tác.
2.3 Quản lý thời gian và công việc
Việc sử dụng chung không gian làm việc với nhiều người có thể là thách thức lớn với một số nhân sự, tuy nhiên nếu bạn có một kế hoạch làm việc cụ thể, trong đó có mục tiêu chi tiết hàng ngày và quản lý thời gian thì bạn hoàn toàn có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, các phần mềm, ứng dụng quản lý công việc ra đời thực sự trở thành bước tiến lớn góp phần kiểm soát, quản lý công việc của mỗi cá nhân doanh nghiệp. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều ứng dụng như trello, slack, jira,.. Hãy thử nghiên cứu và áp dụng để quản lý công việc hiệu quả nhất.
2.4 Kết nối và giao lưu
Tích cực tham gia các sự kiện networking, hội thảo và các hoạt động của cộng đồng coworking để mở rộng mối quan hệ. Đừng quên thân thiện và cởi mở với những người làm việc xung quanh, bởi họ có thể sẽ trở thành đối tác hoặc khách hàng tiềm năng của bạn trong tương lai.
Trên đây là một số mẹo cần biết khi sử dụng văn phòng ảo, hãy trải nghiệm và tận dụng tối đa lợi ích mà không gian này mang lại bạn nhé. Chúc bạn thành công.
