Thuê phòng họp theo giờ đang là xu hướng được nhiều công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ hướng đến để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, với sự “nở rộ” của mô hình coworking space, rất nhiều người băn khoăn nên lựa chọn phòng họp như thế nào để phù hợp, giá cả phải chăng? Bạn hãy tham khảo các lưu ý khi thuê phòng họp được BeeSpace chia sẻ qua bài viết sau đây nhé!
![](https://beespace.vn/post/41/qMAd8fbb2AsK2gl5akLo7lPWF.webp)
1. Thuê phòng họp theo giờ là gì?
Thuê phòng họp theo giờ là hình thức mà các đơn vị, chủ văn phòng cung cấp không gian họp đảm bảo tiện nghi, riêng tư, bảo mật trong một tòa nhà hay coworking space. Tại đây, bạn có thể tận hưởng trọn gói các dịch vụ từ màn hình LCD, máy chiếu, flipchart, dịch vụ lễ tân đón tiếp hay dịch vụ photocopy… Hiện nay, các đơn vị cung cấp rất nhiều phòng họp khác nhau với số lượng từ 6 – 8 người, 10 – 15 người và có thể lên đến 20 người.
2. Những lưu ý khi thuê phòng họp theo giờ
Để lựa chọn được phòng họp có giá cả phải chăng, đầy đủ tiện nghi và phù hợp với nhu cầu của team, bạn nên lưu ý một số vấn đề dưới đây:
2.1. Cân nhắc về giá cả
Chi phí luôn là điều mà bạn cần nghĩ đến đầu tiên khi thuê phòng họp theo giờ. Thông thường, tùy vào không gian, vị trí của phòng họp trung tâm hay ngoại ô, kích thước phòng họp dành cho 6 – 8 người hay 10 – 15 người… thì sẽ có mức giá khác nhau. Theo đó, khi thuê phòng họp theo giờ thường sẽ có chi phí cao hơn khi bạn thuê theo buổi, ngày.
Vì vậy, bạn nên xác định mục đích thuê phòng họp, thời gian để lựa chọn gói phù hợp, tối ưu chi phí nhất cho doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo giá thuê của 4 – 5 đơn vị cung cấp phòng họp khác nhau và lựa chọn nơi có giá thành phải chăng nhất.
>>> Tham khảo: Giá thuê phòng họp theo giờ tối ưu chi phí tại mô hình coworking space
![](https://beespace.vn/post/41/iTExvTZPLSfZUW9QB5LjG0HNq.webp)
2.2. Chất lượng phòng họp
Khi thuê phòng họp theo giờ, bạn cần quan tâm đến chất lượng phòng họp như thế nào. Đối với những cuộc họp với khách hàng, đối tác quan trọng hay họp nội bộ, bạn hãy khảo sát chất lượng. Cụ thể, hãy chú ý đến các yếu tố như ánh sáng, không gian, cách bài trí các vật dụng trong phòng, chất lượng của TV, flipchart, máy chiếu, đèn điện, ghế, bàn. Đặc biệt, bạn nên quan tâm phòng có được cách âm, bảo mật tốt hay không.
Để tránh những rủi ro trong buổi họp xảy ra, bạn nên đến tận nơi đơn vị cho thuê phòng họp và kiểm tra các yếu tố ở trên. Điều này sẽ giúp bạn an tâm và nhận được trải nghiệm xứng đáng so với chi phí mình bỏ ra.
2.3. Dịch vụ, tiện ích đi kèm
Trước khi thuê phòng họp theo giờ, bạn cần tham khảo dịch vụ, tiện ích đi kèm bao gồm những gì? Nếu chỉ cần một phòng họp đơn giản, cho team văn phòng từ 6 – 8 người trong vòng 2 – 3 tiếng thì bạn không cần quá chú ý đến vấn đề tiện ích.
Tuy nhiên, đối với các cuộc họp, gặp gỡ đối tác quan trọng, cần phòng họp sang trọng, chuyên nghiệp, khu vực nghỉ ngơi, pantry, tiếp khách hay in ấn tài liệu thì bạn phải tham khảo kỹ các dịch vụ tại đơn vị cung cấp. Đồng thời, bạn nên tìm hiểu các khoản dịch vụ đi kèm có tính thêm chi phí phát sinh hay không. Đây cũng là cách để bạn tối ưu được chi phí một cách đáng kể cho doanh nghiệp của mình.
>>> Xem thêm: Phòng họp cho thuê bao gồm những tiện ích gì?
![](https://beespace.vn/post/41/DISre2n06kcvdyvDajCosHc7x.webp)
2.4. Quy mô phòng họp
Hiện nay, hầu hết các đơn vị đều cung cấp các gói phòng họp với quy mô đa dạng từ 6 – 8 người, 10 – 15 người hay hơn 20 người… Số lượng người sẽ quyết định đến giá phòng khác nhau cùng tiện ích và dịch vụ đi kèm. Bạn không nên lựa chọn phòng họp quá chật chội, thiếu chỗ ngồi nhưng cũng nên hạn chế việc sử dụng phòng họp rộng rãi, khiến các thành viên trong team khó tương tác với nhau. Vì vậy, khi lựa chọn phòng họp theo giờ, bạn nên cân nhắc quy mô, xác định các thành viên tham dự để lựa chọn được không gian phù hợp.
2.5. Thời gian họp
Bất cứ một cuộc họp nào cũng có thể kéo dài, “lố” thời gian. Do đó, khi thuê phòng họp theo giờ bạn cần chú ý đến vấn đề này. Ví dụ, nếu cuộc họp của bạn dự tính kéo dài khoảng 2 tiếng, bạn nên thuê phòng họp tầm 2h30 phút hoặc 3 tiếng. Đặc biệt, trước khi họp, chắc chắn bạn phải đến sớm hơn dự tính từ 15 – 30 phút để xem lại setup văn phòng đã phù hợp với team hay chưa, đã có đầy đủ tiện ích, màn hình LCD, máy chiếu được kết nối sẵn sàng hay không… Bạn nên thảo luận thật kỹ với bên cho thuê về trường hợp kiểm tra phòng trước khi bắt đầu vào cuộc họp. Đây là một lưu ý cần thiết để bạn tránh những phiền toái, rủi ro làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.
Ngoài ra, một lưu ý nho nhỏ khi thuê phòng họp tại các đơn vị coworking space chính là đội ngũ nhân viên. Bạn nên lựa chọn các đơn vị có nhân viên chuyên nghiệp, thái độ làm việc nhiệt tình, niềm nở và tôn trọng khách hàng. Họ sẽ là người hỗ trợ bạn trong suốt quá trình họp như in ấn, phục vụ trà, nước, tiếp đón khách hàng…
Hy vọng rằng, với các thông tin ở trên bạn đã biết được dịch vụ cho thuê phòng họp theo giờ. Hiện nay, nhu cầu thuê phòng họp tại các văn phòng chung, coworking space đang được rất nhiều doanh nghiệp, startup, đội nhóm quan tâm. Nếu chưa biết lựa chọn phòng họp nào ưng ý, không gian riêng tư, đảm bảo đầy đủ tiện nghi, hãy tham khảo ngay BeeSpace – đơn vị cung cấp văn phòng làm việc, phòng họp, chỗ ngồi cá nhân và nhiều dịch vụ tiện ích đi kèm nhé!