Phòng họp cho thuê tại các văn phòng coworking space thường được thiết kế nhằm mang đến sự thuận tiện và hiệu quả tối đa cho các buổi họp và sự kiện của doanh nghiệp hoặc cá nhân với hàng loạt các tiện ích hiện đại, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng từ máy chiếu, màn hình, bảng trắng, hệ thống âm thanh đến loa mic,.... Dưới đây là những tiện ích nổi bật mà bạn sẽ nhận được khi thuê phòng họp, hãy cùng tham khảo trong bài viết sau nhé.
1. Các thiết bị văn phòng tại phòng họp cho thuê
1.1 Máy chiếu và màn hình
- Máy chiếu độ phân giải cao: Sử dụng máy chiếu với độ phân giải cao (HD hoặc 4K) giúp hình ảnh trình chiếu rõ nét, sống động và chi tiết. Điều này đặc biệt quan trọng khi cần trình bày đồ thị, biểu đồ, hoặc video chất lượng cao.
- Màn hình lớn: Các phòng họp thường trang bị màn hình lớn để đảm bảo tất cả mọi người trong phòng đều có thể nhìn thấy nội dung trình chiếu một cách rõ ràng, bất kể họ ngồi ở vị trí nào.
- Cổng kết nối đa dạng: Máy chiếu và màn hình thường hỗ trợ nhiều cổng kết nối như HDMI, VGA, USB và không dây (wireless) để dễ dàng kết nối với nhiều loại thiết bị khác nhau như laptop, máy tính bảng, các thiết bị điện thoại thông minh.
1.2 Hệ thống âm thanh
- Micro không dây và cài áo: Micro không dây giúp người thuyết trình có thể di chuyển tự do trong phòng mà không bị giới hạn bởi dây cáp. Micro cài áo thường được sử dụng để đảm bảo giọng nói của người thuyết trình được thu rõ ràng mà không cần phải cầm micro. Thiết bị này thường được cung cấp trong các phòng họp lớn với sức chứa 15 - 20 người. Đi kèm với đó là cả các thiết bị khuếch đại âm thanh giúp tăng cường âm thanh của người phát biểu.
- Loa chất lượng cao: Hệ thống loa công suất lớn, chất lượng cao đảm bảo âm thanh được phân phối đều khắp phòng, giúp tất cả người tham gia có thể nghe rõ ràng mà không bị nhiễu hoặc méo tiếng.
1.3 Bảng viết và bút
- Bảng trắng và bảng flipchart: Phòng họp được trang bị bảng trắng (whiteboard) hoặc bảng flipchart cùng với bút viết giúp ghi chú, phác thảo ý tưởng và tạo sơ đồ trong quá trình họp. Điều này giúp việc thảo luận và đề xuất ý tưởng trở nên hiệu quả hơn.
- Bảng điện tử thông minh: Một số phòng họp hiện đại trang bị bảng điện tử thông minh cho phép viết, vẽ và lưu lại nội dung một cách dễ dàng. Nội dung trên bảng có thể được chia sẻ ngay lập tức với tất cả người tham gia thông qua email hoặc ứng dụng cloud của tất cả những người tham gia cuộc họp.
1.4 Wi-Fi tốc độ cao
Wi-Fi tốc độ cao giúp đảm bảo kết nối internet ổn định cho các hoạt động trực tuyến như video call, chia sẻ tài liệu, truy cập email và các ứng dụng cloud. Điều này đặc biệt quan trọng trong các cuộc họp trực tuyến hoặc khi cần truy cập dữ liệu từ xa.
>>>>> Xem thêm: Tại sao coworking tại space hà nội phát triển mạnh trong những năm gần đây
1.8. Camera hội nghị
- Camera hội nghị chất lượng cao: Để hỗ trợ các cuộc họp trực tuyến với hình ảnh rõ nét, các phòng họp thường trang bị camera chất lượng cao với góc quay rộng, tự động điều chỉnh ánh sáng và thu phóng. Điều này giúp tất cả các thành viên trong phòng họp đều xuất hiện rõ ràng trên màn hình.
- Tích hợp phần mềm họp trực tuyến: Camera thường được tích hợp với các phần mềm họp trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams, Google Meet với công dụng chính là kết nối và quản lý cuộc họp trực tuyến một cách dễ dàng.
2. Các tiện ích đi kèm khác
Khi thuê phòng họp, khách hàng được hưởng nhiều tiện ích kèm theo bao gồm dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ và hướng dẫn sử dụng thiết bị giúp khắc phục mọi vấn đề về máy chiếu, hệ thống âm thanh và kết nối internet, đảm bảo buổi họp không bị gián đoạn. Tại một số nơi như BeeSpace luôn có đội ngũ kỹ thuật viên sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết giúp khách hàng tập trung vào nội dung cuộc họp mà không phải lo lắng về các vấn đề kỹ thuật.
Ngoài ra, nhân viên lễ tân chuyên nghiệp đón tiếp, hỗ trợ tiếp đón khách mời, hướng dẫn khách hàng từ đó tạo ấn tượng tốt ngay từ lúc khách bước vào, đảm bảo tất cả mọi người đều cảm thấy thoải mái, chuyên nghiệp.
Bên cạnh đó, các dịch vụ ăn uống như cung cấp nước uống, ăn nhẹ, đặt món ăn theo yêu cầu giúp khách hàng và khách mời luôn cảm thấy thoải mái và tập trung vào công việc. Phòng họp thường được trang bị nước uống như nước lọc, trà, cà phê để phục vụ khách hàng. Một số nơi cung cấp dịch vụ ăn nhẹ với các loại bánh ngọt, trái cây, đồ ăn nhẹ để khách hàng có thể thưởng thức trong giờ giải lao. Cũng có thể đặt các bữa ăn chính từ nhà hàng hoặc dịch vụ ăn uống gần đó, phục vụ cho các buổi họp dài ngày hoặc các sự kiện đặc biệt.
Phòng họp còn cung cấp dịch vụ in ấn, photocopy tài liệu giúp bạn luôn chủ động kịp thời chuẩn bị đầy đủ ngay khi cần đồng thời tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính bảo mật của tài liệu quan trọng giúp buổi họp diễn ra trơn tru và hiệu quả.
An ninh và bảo mật cũng được chú trọng với bảo mật thông tin, an ninh 24/7, đảm bảo không gian phòng họp an toàn từ việc bảo vệ dữ liệu trên máy tính đến đảm bảo không gian phòng họp không bị xâm nhập trái phép. Khu vực thuê phòng họp thường có dịch vụ an ninh 24/7 để đảm bảo an toàn cho khách hàng và tài sản cá nhân.
Khách hàng có thể đặt phòng linh hoạt theo giờ, ngày hoặc tuần, phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ, kể cả ngoài giờ làm việc thông thường và cuối tuần. Hỗ trợ đặt phòng linh hoạt giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa việc sử dụng không gian, đáp ứng nhu cầu họp hành khẩn cấp hoặc các sự kiện đặc biệt.
Cuối cùng, dịch vụ hỗ trợ tổ chức sự kiện nhỏ như hội thảo, workshop, đào tạo nội bộ và các dịch vụ truyền thông như chụp ảnh, quay phim, livestream sự kiện giúp lưu giữ và chia sẻ khoảnh khắc quan trọng với đối tác và khách mời. Hỗ trợ tổ chức các sự kiện từ lên kế hoạch đến thực hiện đều được quản lý chuyên nghiệp.
Cùng với đó là phòng họp cho thuê của BeeSpace được tọa lạc tại vị trí đắc địa, ngay gần ga tàu điện trên cao, gần ngã tư Sở tạo điều kiện thuận lợi cho đối tác và khách hàng tham gia sự kiện cũng như tránh việc ách tắc giao thông. Đây là một trong những yếu tố quan trọng và là tiêu chí lựa chọn phòng họp cho thuê được nhiều doanh nghiệp cá nhân lựa chọn.
Có thể nói, việc thêm những tiện ích này giúp không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và tiện nghi, mang đến sự tiện lợi và thoải mái. Bạn có thể tham khảo các dịch vụ đặt phòng, ghế ngồi tại website https://beespace.vn/ để biết thêm chi tiết.
