Khi bạn cần thuê phòng hội thảo hoặc sự kiện, việc đảm bảo rằng mọi yếu tố đều được xem xét kỹ lưỡng là rất quan trọng để sự kiện diễn ra thành công. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về những điều cần lưu ý khi thuê phòng hội thảo hoặc sự kiện để tránh “mất tiền oan” nhé!
1. Kích thước - sức chứa khi thuê phòng hội thảo
Lưu ý đầu tiên đó là xác định số lượng người tham gia sự kiện, từ đó ước tính kích thước diện tích phòng tổ chức để tìm kiếm và lựa chọn theo đúng nhu cầu, tránh lãng phí nguồn lực.
Xác định nhu cầu về sức chứa: Trước khi thuê phòng, bạn cần ước lượng chính xác số lượng khách mời tham dự. Điều này giúp bạn chọn một không gian phù hợp để tránh tình trạng phòng quá chật hoặc quá rộng.
Tính toán diện tích cần thiết: Một số tiêu chuẩn cho phép tính toán diện tích phòng dựa trên số lượng khách mời. Ví dụ, một phòng hội thảo với hình thức ngồi kiểu lớp học có thể cần khoảng 1,2 đến 1,5 mét vuông mỗi người. Đối với sự kiện theo dạng bàn tròn hoặc cocktail, diện tích yêu cầu có thể khác. Hay một sự kiện đào tạo 6-8 người sẽ cần phòng studio khoảng 15-20 mét vuông, sự kiện 15-20 người thì phòng hội thảo cần đảm bảo khoảng 50 mét vuông trở lên để mọi thành viên có thể thoải mái di chuyển và hoạt động..
2. Vị trí - giao thông khi thuê phòng hội thảo
Địa điểm của phòng hội thảo nên nằm ở khu vực dễ tiếp cận, gần các phương tiện giao thông công cộng như xe buýt, tàu điện ngầm, ga tàu điện trên cao hoặc taxi. Điều này giúp khách mời dễ dàng di chuyển đến sự kiện, không khó khăn trong việc tìm đường.
Bên cạnh đó, nếu khách mời sử dụng ô tô cá nhân, cần kiểm tra xem địa điểm có đủ chỗ đỗ xe hay không. Đảm bảo rằng khu vực đỗ xe an toàn, thuận tiện.
3. Tiện nghi - trang thiết bị khi thuê phòng hội thảo
Kiểm tra thiết bị âm thanh - ánh sáng: Đảm bảo phòng có hệ thống âm thanh chất lượng tốt, bao gồm micro, loa, mixer. Ánh sáng cũng cần phải phù hợp với loại sự kiện, có thể cần ánh sáng điều chỉnh được để tạo ra không khí phù hợp.
Thiết bị hỗ trợ trình chiếu: Nếu bạn cần trình chiếu nội dung, kiểm tra xem phòng hội nghị có máy chiếu, màn hình chiếu, các kết nối cần thiết hay không trước khi lựa chọn thuê. Đảm bảo các thiết bị này hoạt động tốt, có đủ cổng kết nối cho máy tính hoặc thiết bị khác.
Kết nối Internet: Đảm bảo có kết nối Internet ổn định, nhanh chóng. Nếu sự kiện yêu cầu sử dụng mạng Wifi, cần xác nhận với bên cho thuê về mật khẩu, khả năng truy cập.
4. Dịch vụ hỗ trợ khi thuê phòng hội thảo
Một yếu tố quan trọng khác khi xem xét thuê phòng hội thảo đó là xác nhận xem địa điểm có nhân viên hỗ trợ kỹ thuật hoặc lễ tân trong suốt sự kiện không. Nhân viên này có trách nhiệm theo dõi và xử lý các vấn đề kỹ thuật, đón tiếp và hỗ trợ khách mời trước, trong và sau khi sự kiện diễn tra, giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.
Nếu sự kiện kéo dài hoặc bạn muốn cung cấp đồ ăn nhẹ cho khách mời, hãy hỏi về các dịch vụ ăn uống có sẵn, bao gồm dịch vụ teabreak hoặc các tùy chọn thực phẩm, đồ uống.
5. Chi phí khi thuê phòng hội thảo
Chi tiết hợp đồng: Địa điểm cho thuê phòng hội nghị cần đảm bảo rõ ràng về giá thuê phòng, các chi phí bổ sung nếu có. Kiểm tra hợp đồng để biết các khoản phí khác như phí vệ sinh, phí sử dụng thiết bị, hoặc phí dịch vụ đặc biệt.
Chi phí phát sinh: Thảo luận về các khoản phí phát sinh có thể có, cách chúng sẽ được tính. Điều này giúp bạn lập ngân sách chính xác, tránh các chi phí không lường trước.
6. Chính sách hủy - thay đổi khi thuê phòng hội thảo
Hiểu rõ chính sách hủy bỏ của bên cho thuê, bao gồm thời hạn hủy bỏ, các khoản phí liên quan. Điều này giúp bạn lập kế hoạch dự phòng nếu có sự thay đổi đột xuất. Ngoài ra, nếu bạn cần thay đổi ngày giờ của sự kiện, kiểm tra xem có thể thực hiện thay đổi mà không mất phí hay không. Một số địa điểm có thể có quy định nghiêm ngặt về việc thay đổi lịch trình.
7. Trang trí - bố trí khi thuê phòng hội thảo
Yêu cầu trang trí: Nếu bạn có kế hoạch trang trí phòng theo chủ đề cụ thể, hãy thảo luận với bên cho thuê về khả năng thực hiện, các hạn chế. Đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian, không gian để thực hiện việc trang trí.
Bố trí chỗ ngồi: Tùy thuộc vào loại sự kiện, bạn có thể cần sắp xếp chỗ ngồi theo dạng lớp học, bàn tròn, hoặc không có ghế. Xác nhận với bên cho thuê về khả năng sắp xếp, thay đổi bố trí phòng.
8. Đánh giá - phản hồi trước khi thuê phòng hội thảo
Tìm hiểu đánh giá: Đọc các đánh giá, phản hồi từ những khách hàng trước đó để đánh giá chất lượng của dịch vụ, cơ sở vật chất. Các phản hồi này có thể cung cấp cái nhìn rõ ràng về mức độ hài lòng của khách hàng khác.
Tham khảo ý kiến: Nếu có thể, tham khảo ý kiến từ những người đã từng tổ chức sự kiện tại địa điểm đó để nhận được những gợi ý, cảnh báo về các vấn đề có thể gặp phải.
9. Yêu cầu đặc biệt khác
Hỗ trợ cho người khuyết tật: Nếu có khách mời cần hỗ trợ đặc biệt như dịch vụ cho người khuyết tật, hãy thảo luận trước với bên cho thuê để đảm bảo rằng các yêu cầu này được đáp ứng đầy đủ.
Nhu cầu cụ thể khác: Nếu bạn có các yêu cầu đặc biệt khác như bảo mật, kiểm soát nhiệt độ, hoặc yêu cầu về âm thanh, hãy thông báo cho bên cho thuê để họ có thể chuẩn bị, cung cấp dịch vụ phù hợp.
Việc tổ chức một sự kiện hoặc hội thảo thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, sự lựa chọn đúng đắn về không gian tổ chức. Việc hiểu, áp dụng những điều cần biết này sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện một cách hiệu quả, thu hút được sự tham gia tích cực từ các khách mời.
