Để cung cấp được chất lượng dịch vụ tốt nhất tới khách hàng, đơn vị cho thuê phòng hội thảo cần đảm bảo các tiêu chí sao cho đáp ứng đúng và đủ nhu cầu của người đi thuê. Vậy những tiêu chí đó là gì, cùng khám phá tại bài viết dưới đây.
1. Ai cần sử dụng dịch vụ cho thuê phòng hội thảo?
Để xác định cho thuê phòng hội thảo cần đảm bảo yếu tố gì, đầu tiên đơn vị cho thuê cần xác định ai là người cần sử dụng dịch vụ và nhu cầu của họ khi thuê phòng hội thảo là như thế nào.
Dịch vụ cho thuê phòng hội thảo là một lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân cần không gian chuyên nghiệp để tổ chức các sự kiện như hội thảo, hội nghị, khóa đào tạo, hoặc các buổi họp quan trọng.
Cái họ cần khi thuê phòng tổ chức hội thảo là gì? Đó là các yếu tố về địa điểm, không gian, giá cả, tiện ích,... phù hợp với buổi tổ chức hội thảo, sự kiện.
>> Xem thêm: 7 tiêu chí không thể bỏ qua khi lựa chọn văn phòng cho thuê
2. Cho thuê phòng hội thảo cần đảm bảo tiêu chí gì?
Để cung cấp được chất lượng dịch vụ tốt nhất tới khách hàng, đơn vị cho thuê cần đảm bảo các tiêu chí sao cho đáp ứng đúng và đủ nhu cầu của người đi thuê. Dưới đây là 7 tiêu chí quan trọng mà bên cung cấp dịch vụ cần đảm bảo khi cho thuê phòng hội thảo:
2.1. Đơn vị cho thuê phòng hội thảo cần đảm bảo không gian riêng tư và bảo mật
Hội thảo, sự kiện là nơi các cá nhân hoặc nhóm người, công ty tham gia để cùng thảo luận, chia sẻ thông tin, kiến thức hoặc kinh nghiệm về một chủ đề cụ thể. Vì vậy, tính bảo mật và sự riêng tư là điều tối cần thiết để buổi hội thảo diễn ra một các an toàn và trơn tru. Các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê phòng họp sự kiện cần đảm bảo tiêu chí này đầu tiên.
Ngoài ra, bên cho thuê cần tư vấn cho khách hàng khoảng không gian phù hợp với số người tham dự hội thảo. Điều này tránh việc hội trường quá rộng, hoặc quá bé, không phù hợp. Phòng tổ chức hội thảo ngoài không gian hội trường chung cần có lối đi riêng cho các staff, trợ lý và người tổ chức hội thảo dễ dàng di chuyển trong quá trình sự kiện diễn ra. Có thang máy riêng cho khách hàng tham dự hội thảo là một điểm cộng cho đơn vị cho thuê phòng hội thảo. Điều này tránh tình trạng tắc nghẽn lối đi, lẫn lộn giữa nhân viên và khách hàng.
2.2. Trang bị đầy đủ các thiết bị âm thanh, ánh sáng
Hãy chắc chắn các thiết bị âm thanh như loa, đài, mic,.. và ánh sáng hoạt động trơn tru. Đảm bảo chúng đáp ứng đủ lượng ánh sáng và chất lượng âm thanh cần thiết.
Các thiết bị âm thanh như loa, âm ly và micro cần đạt tiêu chuẩn, được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo âm thanh rõ và trong. Điều này giúp mọi người trong phòng hội thảo có thể nghe rõ ràng và theo dõi nội dung dễ dàng.
>> Xem thêm: 3 văn phòng coworking tại Thanh Xuân, Hà Nội bạn nên ghé qua
2.3. Chắc chắn các thiết bị trình chiếu hoạt động tốt
Đơn vị cho thuê phòng sự kiện nên bảo đảm hình ảnh trên màn chiếu được hiển thị một cách sắc nét và rõ ràng nhất. Điều này giúp tất cả mọi người dù ngồi xa hay gần đều nhìn thấy rõ được nội dung trên màn chiếu.
2.4. Điều tối kỵ khi cho thuê phòng hội thảo là điều hòa hỏng hóc, internet tốc độ thấp, wifi không sử dụng được
Chẳng ai muốn ngồi ở một nơi đông người giữa thời tiết nóng bức cả, thật sự rất khó chịu. Là một địa chỉ cho thuê phòng hội thảo chuyên nghiệp, hãy chắc chắn điều hòa hoạt động tốt, mạng internet có tốc độ nhanh và wifi kết nối ổn định nhé.
2.5. Trang bị các dịch vụ đi kèm cho khách hàng để họ cảm thấy thoải mái
Các dịch vụ đi kèm có thể kể đến như: Khu vực pantry, trà, nước, cà phê tiếp khách… BeeSpace cam đoan rằng, bạn càng chuẩn bị nhiều các dịch vụ đi kèm hấp dẫn, tỷ lệ khách hàng quay trở lại sử dụng dịch vụ sẽ càng cao.
2.6. Đừng quên đảm bảo công tác vệ sinh một cách thường xuyên
Vệ sinh hội trường thường xuyên không chỉ tạo môi trường sạch sẽ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt đối với khách tham dự. Công ty nên có lịch vệ sinh định kỳ, vệ sinh cơ bản hàng ngày, trước và sau khi diễn ra hội thảo.
Đừng quên làm sạch các thiết bị, máy móc sau mỗi lần hội thảo. Giữ khu vực vệ sinh luôn sạch sẽ và thơm tho, chắc chắn sẽ để lại ấn tượng tốt cho khách hàng.
2.7. Hỗ trợ, tư vấn nhiệt tình cho khách hàng
Bạn cần hỗ trợ nhiệt tình cho khách hàng, giải đáp mọi thắc mắc của họ về cơ sở vật chất, chi phí và các tiện ích đi kèm. Luôn giữ thái độ niềm nở, thân thiện và chuyên nghiệp khi giao tiếp với khách hàng, điều này khiến bạn tạo ấn tượng tốt với khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ cho thuê coworking.
Tạm kết
Trên đây, BeeSpace đã giúp bạn có góc nhìn tổng quan nhất về các yếu tố cần đảm bảo khi cho thuê phòng hội thảo. Mong rằng các thông tin được cung cấp bên trên sẽ giúp ích cho bạn. Nếu bạn là người có nhu cầu thuê phòng hội thảo để tổ chức sự kiện, hội thảo hay các cuộc họp quan trọng, BeeSpace luôn sẵn sàng tư vấn, lắng nghe và hỗ trợ bạn tìm kiếm một không gian đầy hiện đại và tiện nghi mà đảm bảo tính riêng tư.
