7 tiêu chí không thể bỏ qua khi lựa chọn văn phòng cho thuê

Những năm gần đây dịch vụ cho thuê văn phòng chỗ ngồi làm việc đang phát triển nhanh tại Việt Nam, mang lại nhiều lợi ích cho freelancer, startup, doanh nghiệp nhỏ và vừa. Vậy để lựa chọn cho bản thân và doanh nghiệp một địa điểm coworking space tối ưu nhất.

Khi lựa chọn văn phòng cho thuê, có nhiều tiêu chí quan trọng mà các doanh nghiệp cần xem xét để đảm bảo phù hợp với nhu cầu và điều kiện hoạt động. Với mỗi đối tượng khách hàng khác nhau sẽ có những tiêu chí ưu tiên khác nhau, có thể kể đến như các doanh nghiệp nhỏ, start up sẽ ưu tiên tối ưu chi phí, đa dạng dịch vụ, còn với các freelancer sẽ ưu tiên vị trí địa lý và cơ sở vật chất. Vậy nên trước khi đưa ra lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng nào, hãy xác định rõ mục tiêu và nhu cầu cụ thể của bản thân và doanh nghiệp. Dưới đây là những tiêu chí không thể bỏ qua:

1. Vị trí thuận lợi

Một trong những tiêu chí đầu tiên và quan trọng nhất khi lựa chọn địa điểm coworking đó là vị trí thuận lợi, gần trung tâm, thuận tiện giao thông và gần các khu vực tiện ích đi kèm như nhà hàng, quán ăn, siêu thị,... Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng tầm thương hiệu trong mắt đối tác, khách hàng.

Bên cạnh đó, dịch vụ coworking tọa lạc tại vị trí đắc địa thường là nơi được nhiều tổ chức, cá nhân lựa chọn để tổ chức các sự kiện, hội thảo và buổi networking, giúp nâng cao kỹ năng, mở rộng quan hệ xã hội. Đây là cơ hội quý báu để mỗi người học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, kiến thức cho bản thân từ đó nâng cao các kỹ năng cần thiết như thuyết trình, giao tiếp và tăng cường cơ hội giao lưu, hợp tác.

2. Tối ưu chi phí

Giải pháp không gian làm việc chung ra đời với mục đích tiết kiệm chi phí, nâng cao đời sống cho mỗi nhân sự. Bởi vậy yếu tố về chi phí luôn được người lãnh đạo xem xét cẩn thận và chi tiết. Trước khi đưa ra quyết định lựa chọn bất kỳ đơn vị cho thuê văn phòng nào, đừng quên các định ngân sách tối đa cho hạng mục này từ đó tìm kiếm và lựa chọn các đơn vị trong giới hạn và cân nhắc giá thuê phù hợp với doanh nghiệp. Đừng quên các chi phí phụ như phí dịch vụ, điện, nước, phí hành chính và bảo trì.

Ngoài ra, hãy xem xét kỹ các điều khoản về thời gian thuê, điều kiện chấm dứt hợp đồng, chính sách ưu đãi khuyến mãi với từng mức thời gian và các khoản phạt nếu có. Điều này sẽ giúp bạn và doanh nghiệp nhìn nhận và đưa ra cái nhìn chính xác nhất, từ đó có cho mình một sự lựa chọn tối ưu.

3. Diện tích sử dụng và thiết kế

Tiêu chí tiếp theo trong các yếu tố đánh giá đơn vị cho thuê văn phòng đó là đảm bảo không gian làm việc chung có diện tích đủ lớn để chứa tất cả nhân viên và bao gồm thiết bị cần thiết, cũng như có không gian cho sự mở rộng trong tương lai.

Cùng với đó là không gian làm việc cần được thiết kế hợp lý, có đủ phòng họp, khu vực tiếp khách và chỗ ngồi làm việc riêng cố định, linh hoạt,... Không gian làm việc chung cần mang tính chuyên nghiệp, gọn gàng, bàn ghế được sắp xếp khoa học, lớp lý tạo động lực làm việc cho mọi nhân viên.

4. Cơ sở hạ tầng và tiện ích

Văn phòng cho thuê cần trang bị đầy đủ cơ sở vật chất cần thiết như điều hòa, hệ thống an ninh, mạng Internet tốc độ cao, thang máy, điện nước,... Các tiện ích khác nhằm đáp ứng nhu cầu của khách thuê như khu vực nghỉ ngơi, khu vực pantry, phòng gym,… cũng là một điểm cộng lớn cho mỗi coworking space.

Các coworking spaces thường mở cửa 24/7 hoặc có thời gian hoạt động linh hoạt, cho phép các thành viên làm việc vào bất cứ thời điểm nào phù hợp với lịch trình riêng của họ, giúp cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân​. Đây cũng là một trong những yếu tố được các bạn trẻ freelancer coi trọng, bởi có những ngành nghề thời điểm làm việc quyết định rất nhiều vào sự thành công của dự án. Trong đó có thể kể đến như nhà thiết kế, lập trình viên, kỹ sư công nghệ hay các chuyên gia của doanh nghiệp nước ngoài có múi giờ lệch với Việt Nam.

6. Môi trường và văn hóa

Không gian văn phòng chung nên tạo cảm giác thoải mái, chuyên nghiệp, khuyến khích sự sáng tạo và làm việc hiệu quả. Với những phong cách decor khơi gợi cảm hứng và đam mê cùng với tác phong, sự thân thiện của bộ phận lễ tân sẽ góp phần gia tăng thiện cảm của người sử dụng dịch vụ cũng như đối tác khách hàng.

7. Uy tín và dịch vụ 

Cuối cùng, hãy xem xét đến uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng cho thuê và các gói đi kèm. Điều này giúp cá nhân và doanh nghiệp đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hỗ trợ kịp thời khi cần thiết. 

Trên đây là những tiêu chí giúp doanh nghiệp chọn được văn phòng cho thuê phù hợp, tối ưu hóa chi phí và tạo môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên​. Trước khi quyết định lựa chọn bất kỳ đón vị coworking space nào hãy liệt kê tất cả các tiêu chí cần thiết, sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên và tính điểm, bởi lẽ doanh nghiệp startup sẽ có những tiêu chí khác với freelancers và ngược lại. Ngoài ra, đừng ngần ngại trải nghiệm và sử dụng các gói dùng thử để cảm nhận không gian cũng như có cái nhìn chân thực và chính xác nhất trước khi đưa ra quyết định bạn nhé.