“Mức giá khi thuê văn phòng coworking phải phù hợp với khả năng chi trả hay không” là một trong những điều cần chú ý nếu bạn đang có ý định sử dụng dịch vụ không gian làm việc chia sẻ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn 7 điều cần lưu ý khi quyết định thuê văn phòng coworking.
1. Một số ưu điểm khi thuê văn phòng coworking
Mô hình coworking là một môi trường làm việc được chia sẻ bởi nhiều cá nhân hoặc doanh nghiệp. Coworking space có thiết kế mở và linh hoạt, cho phép người dùng thuê chỗ ngồi hoặc văn phòng riêng theo nhu cầu cụ thể của họ.
Một số ưu điểm cơ bản khi thuê văn phòng coworking là:
Cung cấp không gian làm việc linh hoạt.
Thúc đẩy năng suất làm việc và khả năng sáng tạo.
Tiết kiệm chi phí.
Tạo ra mạng lưới cộng đồng, giúp người sử dụng mở rộng kết nối, có thêm cơ hội giao lưu với nhiều đối tác.
>> Xem thêm: Dịch vụ thuê co working space bao gồm những gì?
2. Thuê văn phòng coworking cần lưu ý những gì?
2.1. Tìm hiểu kỹ thông tin trước khi quyết định thuê văn phòng coworking
Trước khi thuê văn phòng coworking, bạn nên tìm hiểu kỹ thông tin để đưa ra quyết định đúng đắn nhất. Hãy tham khảo bạn bè, người thân hoặc những ai đã từng sử dụng coworking space, họ sẽ cho bạn lời khuyên và tư vấn chân thực nhất.
Bạn cũng có thể tìm kiếm các đánh giá, phản hồi từ cộng đồng mạng trên các trang mạng xã hội, hội nhóm. Điều này giúp bạn có cái nhìn khách quan nhất về chất lượng dịch vụ của văn phòng chia sẻ.
2.2. Địa điểm thuê văn phòng coworking nên gần khu bạn sống và làm việc
Để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí đi lại, bạn nên chọn địa điểm thuê văn phòng làm việc chung gần nhà hoặc công ty. Nếu bạn không có phương tiện cá nhân để di chuyển, thử tìm hiểu vị trí các phương tiện công cộng gần địa điểm coworking space nhé. Ví dụ như gần ga tàu điện trên cao, gần bến xe buýt, gần ngã tư, ngã 5, gần vành đai 3 trên cao,... các địa điểm này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian di chuyển, tối ưu chi phí và tránh tắc đường.
Cách tìm kiếm vị trí coworking gần bạn rất đơn giản. Hãy truy cập các công cụ như Google, Bing, Cốc Cốc và gõ “coworking space gần đây” hoặc “coworking space gần tôi” vào thanh tìm kiếm. Kết quả trả về sẽ là địa chỉ các văn phòng coworking gần vị trí của bạn nhất.
>> Xem thêm: 3 văn phòng coworking tại Thanh Xuân, Hà Nội bạn nên ghé qua
2.3. Xác định nhu cầu của bản thân để thuê văn phòng coworking phù hợp
Đây cũng là một bước rất quan trọng khi bạn tìm kiếm một văn phòng coworking space. Hiện nay, trong không gian làm việc chung, có rất nhiều loại vị trí ngồi với đặc điểm và mức giá khác nhau: hot desk, dedicated desk, phòng họp, phòng hội thảo, văn phòng riêng…
Bạn cần xác định: số lượng người sử dụng văn phòng, thời gian sử dụng và nhu cầu, mục đích làm việc để lựa chọn loại chỗ ngồi phù hợp. Ví dụ, nếu bạn là cá nhân đơn lẻ, có nhu cầu thay đổi chỗ ngồi linh hoạt, sử dụng chỗ ngồi không thường xuyên, hãy tham khảo vị trí hot desk. Nếu bạn muốn có một chỗ ngồi cố định, có thể trang trí bàn làm việc theo sở thích, mang máy tính cá nhân đến làm việc tại coworking thường xuyên, hãy chọn loại dedicated desk.
2.4. Mức giá khi thuê văn phòng coworking phải phù hợp với khả năng chi trả
Trước khi quyết định thuê chỗ ngồi trong coworking space hãy đảm bảo nhân viên tư vấn đã thông báo và phổ biến rõ ràng cho bạn về mọi loại chi phí khi thuê văn phòng, bao gồm cả chi phí cố định, phụ phí và chi phí phát sinh (nếu có).
Chú ý, một số dịch vụ như điều hòa, internet, wifi là miễn phí. Tuy nhiên, một số dịch vụ như tủ đồ cá nhân, phòng họp hoặc photocopy cần chi trả thêm phụ phí (với một số gói sẽ được miễn phí một số dịch vụ, tùy thời điểm), bạn nắm rõ, các thoogn tin này để tránh việc phát sinh bất kỳ loại chi phí không mong muốn nào. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào cần giải đáp, bạn đừng ngại hỏi các bạn nhân viên để được tư vấn kỹ càng.
2.5. Các tiện ích của dịch vụ thuê văn phòng coworking cần đáp ứng nhu cầu cá nhân
Các tiện ích phổ biến mà văn phòng coworking thường trang bị là internet, wifi, máy in, khu vực pantry, tủ đồ cá nhân. Bạn nên xem xét các tiện ích ấy đã đáp ứng được nhu cầu sử dụng và làm việc của bạn hay chưa, từ đó ra quyết định thuê văn phòng coworking phù hợp.
Bên cạnh đó, hiện nay nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng trong trải nghiệm làm việc, các không gian làm việc chung cũng cung cấp thêm các dịch vụ khác như đặt biển tên công ty tại sảnh lễ tân, cho thuê màn hình, chuột máy tính, nhận gửi đồ miễn phí, teabreak hàng tuần hay chế độ giảm giá, tặng thêm dịch vụ tùy từng tholwif điểm. Các chính sách này là một trong những yếu tố góp phần vào quyết định thuê văn phòng coworking của nhiều cá nhân, doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Tại sao coworking space tại Hà Nội phát triển mạnh trong những năm gần đây
2.6. Hợp đồng khi thuê văn phòng coworking space cần rõ ràng, minh bạch
Loại chỗ ngồi hot desk thường không yêu cầu hợp đồng vì thời gian thuê ngắn hạn, chi phí tương đối thấp, tuy nhiên, với các loại chỗ ngồi thuê dài hạn, chi phí cao hơn như dedicated desk, phòng họp, văn phòng riêng, đơn vị kinh doanh coworking thường yêu cầu người sử dụng dịch vụ ký hợp đồng, đặt cọc theo quy định.
Khi ký hợp đồng, bạn cần chú ý thông tin cá nhân đã chính xác chưa, hiểu và đảm bảo các điều khoản, phụ lục đã rõ ràng, minh bạch. Trong hợp đồng cần nêu rõ dịch vụ bạn chọn, mức giá tương ứng và các tiện ích đi kèm. Điều này giúp đảm bảo hai bên hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình, hướng tới mục tiêu chung là xây dựng môitrường làm việc hiệu quả, tiết kiệm chi phí.
2.7. Đảm bảo môi trường làm việc tại văn phòng coworking khiến bạn thoải mái
Coworking space cung cấp một không gian làm việc chung, điều đó đồng nghĩa với việc bạn sẽ làm việc chung với rất nhiều cá nhân hoặc doanh nghiệp khác trong cùng một thời điểm. Lúc này, môi trường làm việc vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình và kết quả làm việc của bạn.
Trước khi quyết định thuê không gian làm việc trong thời gian dài hạn, bạn nên trải nghiệm thử bằng cách sử dụng các vị trí chỗ ngồi ngắn hạn trước đó với các gói trải nghiệm 1 ngày, 3 ngày,... từ đó đưa ra những đánh giá và lựa chọn phù hợp nhất.
Tạm kết
Trên đây, BeeSpace tổng hợp cho bạn một số điều cần lưu ý trước khi quyết định thuê văn phòng coworking. Mong rằng, bạn đã có góc nhìn tổng quan về vấn đề này. Và nếu bạn vẫn đang kiếm tìm cho mình một không gian làm việc tiện nghi để kích thích khả năng sáng tạo và năng suất làm việc, tham khảo BeeSpace nhé. Để đăng ký trải nghiệm dịch vụ miễn phí, ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
